Effizient, rechtssicher, papierlos: Alles Wichtige zur xRechnung

Die XRechnung ist ein standardisiertes elektronisches Rechnungsformat, das speziell für die Rechnungsstellung an öffentliche Auftraggeber in Deutschland entwickelt wurde. Sie basiert auf den Anforderungen der EU-Richtlinie 2014/55/EU und entspricht der europäischen Norm EN 16931, die die Grundlage für eine einheitliche elektronische Rechnungsstellung innerhalb der EU bildet. Die XRechnung ist eine rein maschinenlesbare XML-Datei und unterscheidet sich damit von klassischen Rechnungen in PDF- oder Papierform, da sie keine grafische Darstellung enthält.

Ein wesentliches Merkmal der XRechnung ist ihre standardisierte Struktur, die eine automatisierte Verarbeitung ermöglicht. Dadurch können Rechnungsdaten effizient in die Buchhaltungs- und ERP-Systeme öffentlicher Verwaltungen eingelesen und geprüft werden, ohne dass eine manuelle Bearbeitung notwendig ist. Die Rechnungsinformationen, wie Rechnungsnummer, Beträge, Steuersätze, Bankverbindungen und Leistungsbeschreibungen, werden in fest definierten Feldern hinterlegt, was die Fehlerquote bei der Übermittlung deutlich reduziert. Technisch basiert die XRechnung auf den Datenformaten UBL (Universal Business Language) oder CII (Cross Industry Invoice). Eine wesentliche Eigenschaft ist die sogenannte Core Invoice Usage Specification (CIUS), die eine Anpassung des allgemeinen EN 16931-Standards an spezifische nationale Anforderungen ermöglicht. Durch die Verwendung standardisierter Codelisten ist das Format flexibel erweiterbar, sodass zusätzliche Informationen integriert werden können, wenn dies erforderlich ist.